Miért kerül többe a halogatott adminisztráció?
A vállalkozások mindennapjaiban gyakran előfordul, hogy a sürgős feladatok kerülnek előtérbe. Sokan úgy érzik, egész nap csak „tüzet oltanak”: ügyfelekkel foglalkoznak, ajánlatokat készítenek, problémákat oldanak meg, egyeztetéseket intéznek. Ilyenkor az adminisztráció könnyen háttérbe szorul azzal a gondolattal, hogy „majd később foglalkozom vele”.
Rövid távon ez működhet, de amikor a dokumentumok hónapokon keresztül gyűlnek, a rendrakás már sokkal több időt és energiát igényel.
A saját munkám során is találkoztam olyan helyzettel, amikor egy vállalkozásnál több hónapra visszamenőleg kellett rendezni a számlákat és a pénztárat. Közben már a negyedéves zárás is aktuális volt, így a napi feladatok mellett az elmaradt adminisztrációt is fel kellett dolgozni.
A legnagyobb nehézséget az okozta, hogy nem volt meg minden dokumentum. Több számlát utólag kellett felkutatni, és olyan is előfordult, hogy egy februári számla csak hónapokkal később került elő. Ilyenkor nemcsak a számlát kell megtalálni, hanem azt is ellenőrizni kell, hogy megfelelően szerepel-e a nyilvántartásban.
Egy hiányzó dokumentum önmagában még nem jelent nagy problémát, de amikor több hónap anyagát kell egyszerre átnézni, rengeteg idő elmehet kereséssel és ellenőrzéssel. Ez az idő pedig olyan feladatokra is fordítható lenne, amelyek valóban a vállalkozás fejlődését segítik.
A felhalmozódott adminisztráció növeli a hibák esélyét is. Gyakori probléma például a számlák duplikációja: sok partner elektronikusan és postai úton is elküldi a számlát, vagy ugyanazt a dokumentumot több munkatárs is megkapja és kinyomtatja. Megfelelő rendszer nélkül nehéz követni, mi került már feldolgozásra.
További nehézséget jelenthetnek az eltérő időpontok is: előfordul, hogy egy számla utólag készül el, de korábbi teljesítési dátummal kerül kiállításra, illetve a 30–45 napos fizetési határidők miatt egyszerre több időszak számlái is jelen lehetnek a rendszerben.
Ezek megelőzésében sokat segít egy jól kialakított nyilvántartás. Egy táblázatban például érdemes automatikus duplikációjelzést beállítani, amely figyelmeztet, ha egy számla már szerepel a rendszerben.
A tapasztalatom azt mutatja, hogy a rendszeres adminisztráció mindig kevesebb időt és energiát igényel, mint egy több hónapos elmaradás utólagos rendezése. A rendezett dokumentumok és az átlátható folyamatok nemcsak a hibákat csökkentik, hanem a vállalkozás működését is biztonságosabbá és kiszámíthatóbbá teszik.